Na rynku dostępnych jest bardzo dużo programów, które dedykowane są do obsługi sieci handlowych. Właściwie to nie są to już programy, ale systemy budowane przez liczne aplikacje. Zawierają one w sobie moduły obsługi centrali, magazynów, księgowości, kadr, płac, sprzedaży. Każdy obsługuje inny obszar, odmienne zagadnienia, różne podejścia do procedur i realizacji zadań.

Czy warto łączyć tak różne segmenty firmy jednolitym rozwiązaniem informatycznym?

Można by ocenić, to używając znanej parafrazy – jeżeli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego. Nie zawsze jest to jednak zgodne z rzeczywistością. Jeżeli wyobrazimy sobie, że wybrano system bardzo zaawansowany tzw. wielkie ERP (ang. enterprise resource planning) za naprawdę duże pieniądze. Duzi gracze na rynku IT, a jest to kilka lub kilkanaście firm w skali całego świata, oferują doskonałe, rozbudowane funkcjonalnie oprogramowanie, które może sprostać zadaniu. Na taka ofertę decydują się jednak największe firmy, dla których jest to potrzeba i które mają na takie działania możliwości finansowe.

Z drugiej strony, małe sieci handlowe zadowoli niewielki program za małe pieniądze. Nie będzie to obciążenie finansowe a nieskomplikowany proces wdrożenia i prosta obsługa spełnią minimum oczekiwań.

Niestety przeważająca większość użytkowników, to firmy które potrzebują rozwiązań rozbudowanych w wybranych segmentach. Niewątpliwie najważniejszymi elementami są oferta i sprzedaż.

Pierwszy (oferta) dotyczy zakresu proponowanych towarów oraz usług. Decydują o tym z reguły właściciele lub kadra zarządzająca. Swoich wyborów dokonują często intuicyjnie. Coraz częściej decyzje opierane są o rzetelną analizę raportów. W związku z powyższym strategiczne ważną funkcją jest możliwość szerokiego i wieloprzekrojowego raportowania. Ten element decyduje o słusznym wyborze asortymentu, który w przyszłości będzie proponowany klientom. Trafny wybór, właściwe ustalenie rozmiarów, kolorystyki zadecydują o poziomie sprzedaży.

Drugi element (sprzedaż) to wybór programu, który zrealizuje szybko i skutecznie wszelkie zadania występujące w sklepie. Szczególny nacisk kładziemy na szybko i skutecznie, ponieważ załoga sklepu ma sprzedawać towary i usługi a nie obsługiwać programy komputerowe.

W prezentowanym zakresie (oferta i sprzedaż) obydwie grupy zadań można oddzielić od pozostałej części systemu IT. System centralny może „żyć swoim życiem”, natomiast zintegrowane z nim moduły raportowania oraz obsługi sprzedaży pozwolą na działanie w rozszerzonej formule.

Przykładem takiego rozwiązania jest system K2online, w którym występują dwa programy IntergatorPOS oraz WebPOS. Pierwszy z nich (IntegratorPOS) odpowiada na połączenie systemu ERP (centralnego) z siecią handlową. Natomiast drugi (WebPOS – oprogramowanie POS) reguluje wszelkie działania występujące w salonie sprzedaży.

Propozycja ta obejmuje między innymi zaprezentowane powyżej problemy i zapewnia skuteczną komunikację w systemem centralnym.